Het communicatieframe helpt om de juiste vragen te stellen aan de organisatie, samen uit te zoeken wat in een organisatie nodig is en na te denken hoe communicatie daaraan kan bijdragen. Het frame bestaat uit acht bouwstenen. Vier aan de linkerkant, vier aan de rechterkant van het model. Kort uitgelegd is een volledig ingevuld communicatieframe in balans. Bij het vaststellen van de visie en ambitie is rekening gehouden met in- en externe factoren en omstandigheden, de stakeholders die nodig zijn om de ambitie te realiseren zijn in beeld. Er zijn genoeg resources om die ambitie waar te maken. Het is duidelijk wie welke rol vervult en we hebben een aanpak gebaseerd op wat mogelijk is. En dat állemaal op één vel papier. Klinkt simpel, maar schijn bedriegt. We geven je daarom een aantal tips!
Hoe ga je te werk?
Organiseer één of meerdere interactieve sessies met je collega’s, afhankelijk van het vraagstuk. Ons advies is om uit alle lagen van de organisatie deelnemers uit te nodigen. Zo wordt het plan van iedereen! Tijdens de sessies ga je concreet aan de slag. Samen loop je rustig alle stappen van het frame door. Stel kritische vragen bij elke bouwsteen. Vervolgens is het belangrijk om de tijd te nemen alle informatie te verwerken en te verzamelen.
En dan? Het frame toetsen bij de deelnemers, het plan concreet maken, vervolgstappen afspreken. Zo voorkom je dat een plan in de la belandt en niet meer dan een plan blijft. De communicatieadviseurs van Lievens zijn allemaal bekend met het frame en kunnen bij elke stap faciliteren, ondersteunen en adviseren! Hieronder vind je ook enkele tips (om aan deelnemers mee te geven) om het meest uit de sessies te halen. Geen ervaring vereist!
- Laat de vragen op je af komen
Misschien word je wel tureluurs van alle vragen die op je afkomen. Dit doen de gespreksleiders om je te dwingen keuzes te maken. Door het stellen van vragen, komt men tot de kern van het vraagstuk. Als inhoudsdeskundige en eigenaar van het vraagstuk ben jij aan zet. De communicatieadviseurs helpen je om dit scherp neer te zetten.
- Houd het concreet
Om een strategie op één pagina te krijgen, worden doelen kort en krachtig geformuleerd. Het gevaar? Het doel is niet duidelijk. Benoem daarom niet alleen dat je iets wilt verbeteren, maar ook hoe je dit gaat doen. Heb je meerdere doelstellingen? Dan volgen er ook meerdere aanpakken. Je zult zien dat dan met bullets werken, helpt.
- Niet alles in één keer
Het frame bestaat uit acht onderdelen. En wanneer je meerdere doelstellingen benoemt, breiden we alle onderdelen nog verder uit. Voel daarom niet de druk om alles in één sessie te doen. Is het doel nog niet helemaal helder? Begin dan met het scherpstellen van het eerste gedeelte van het frame, de rest volgt in een latere sessie.
- De tijd die het kost, win je terug
Komt de sessie niet uit in de overvolle agenda van je collega? Bedenk dan dat de tijd die je er nu samen insteekt, zichzelf later weer uitbetaalt. Onze ervaring leert dat het samen invullen van het frame een mooi begin is van gezamenlijk eigenaarschap van een uitvoerbare strategie. Je wint de tijd terug: betrokkenheid aan de voorkant, voorkomt vertraging in de uitvoering. Hopelijk kan je collega zich dus toch twee uurtjes vrijmaken. Tip: bijna iedereen is dol op eten, dus een interactieve lunchsessie is zo gepland!
Wil je ook in jouw organisatie aan de slag met het frame? We horen je graag! Wil je nog even doorlezen op het onderwerp? Dat kan ook! Hieronder drie cases waarbij wij het frame inzetten.
- Aan de slag met de Zeeuwse Zorg Coalitie
- Sparringpartner en extra handjes voor l’escaut woonservice
- Communicatie bouw Nieuwe Sluis Terneuzen