Vraag
Amarijn vroeg Lievens om ondersteuning te bieden bij de interne communicatie rondom de grootschalige ICT-integratie. Zo kon de eigen communicatieafdeling zich blijven focussen op andere belangrijke trajecten binnen de organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers zich snel vertrouwd voelen met nieuwe systemen en er soepel mee leren werken? Het is een boeiende uitdaging om complexe ICT-vraagstukken te vertalen naar toegankelijke en duidelijke communicatie. Bovendien brengt een fusie vrijwel altijd onzekerheid met zich mee. Juist daarom is het essentieel dat medewerkers precies weten waar ze aan toe zijn en snel effectief aan de slag kunnen in hun nieuwe werkomgeving.
Aanpak
Onze collega Wilbert was een aantal maanden betrokken bij de projectgroep die verantwoordelijk was voor de integratie van de zorgapplicaties binnen Amarijn. In nauwe samenwerking met het ICT-projectteam en de communicatieadviseurs van Amarijn nam hij de interne communicatie rond deze integratie op zich. Medewerkers werden hierbij vooral via het intranet geïnformeerd. Wilbert vertelt: “Daarnaast ontwikkelden we voor elke afdeling een eigen ‘routekaart’: een overzicht waarin precies stond wat er op welk moment zou veranderen en wat dat betekende voor de medewerker. Zo wisten zij precies waar ze aan toe waren. Rond de overgang op 1 januari stelden we een uitgebreide lijst samen met veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden over de nieuwe ICT-systemen. Door wekelijks aan te sluiten bij het overleg van de projectgroep, konden we ervoor zorgen dat de communicatie steeds actueel en afgestemd bleef.”
Resultaat
Samen met de projectgroep hebben we er alles aan gedaan om de overgang naar de nieuwe systemen zo soepel mogelijk te laten verlopen. En met uitzondering van enkele opstartproblemen is dat ook gelukt! Medewerkers konden hun werk blijven uitvoeren met de nieuwe systemen, wisten waar ze informatie konden vinden en bij wie ze terechtkonden met vragen. Dankzij de tijdelijke ondersteuning vanuit Lievens kon de communicatieafdeling van Amarijn deze drukke periode goed doorkomen en zich blijven richten op andere belangrijke trajecten.
Heb je ook een interessant verandertraject of een complex communicatievraagstuk? We denken graag met je mee!