De bouw van de Nieuwe Sluis in Terneuzen is een megaproject waarin de omgeving veel interesse heeft. “We hebben een vaste uitkijktoren buiten het bouwterrein waarop dagelijks mensen een kijkje nemen naar het werk. Het was geweldig dat we voor de open dag de bouwhekken open konden zetten en geïnteresseerden vanaf drie uitkijkpunten het imposante werk van dichtbij konden laten bekijken”, zegt Geraldine.

Technische details

“Een groot deel van onze doelgroep houdt echt van alle technische details van het werk. Bij vier informatiepunten verdeeld over het terrein konden deze bezoekers hun hart ophalen. Bij de informatieborden stonden collega’s paraat om allerlei details over het werk toe te lichten en vragen te beantwoorden. Verder zorgden we voor voldoende lekkere versnaperingen, want ook daar worden bezoekers altijd blij van.”

Flinke klus

Een open dag is zo voorbij, maar de voorbereidingen voor zo’n evenement zijn meestal niet gering. Geraldine: “Als je wilt dat alles tot in de puntjes verzorgd is, is het belangrijk om alles strak te organiseren en op tijd te beginnen met regelen. Een uitgebreid draaiboek gaf ons inzicht in wat we allemaal moesten regelen. En dan nog komen er altijd onvoorziene zaken voorbij die je ad hoc moet oplossen. Op de open dag was het leuk om van veel aanwezigen te horen dat het goed georganiseerd was, dat is toch een mooi compliment aan ons als communicatieteam en iedereen die geholpen heeft om er een geslaagde dag van te maken!”

Ook een open dag organiseren? Drie zaken om rekening mee te houden:

  • Warm welkom

Bij de open dag van de Nieuwe Sluis was vooraf aanmelden nodig. Met geprinte en online tickets kwamen bezoekers aan bij de welkomsttent. Geef bezoekers een warm welkom en zorg voor een goede doorstroming op dit punt. Want wachten vindt niemand leuk. Wij regelden voldoende personeel/collega’s en maakten duidelijke aanmeldlijsten van bezoekers, zodat het inschrijven vlot verliep. En vanwege het weer zorgden we ook voor zonnebrandcrème.

  • Het weer

Helaas is het weer in Nederland altijd wisselvallig, dus het is belangrijk om kort voor je evenement de weersvoorspelling goed in de gaten te houden. Bij de open dag van de Nieuwe Sluis was het echt zomers warm. We plaatsten dus extra tenten voor bescherming tegen de zon. Ook bij regen hadden we die geplaatst om af en toe droog te kunnen staan op de lange route over het bouwterrein. Daarnaast lag er een noodplan klaar voor wanneer het weer bijvoorbeeld zou omslaan naar onweer. Iets wat in Nederland, als het erg warm is, ook zomaar kan gebeuren.

  • Verwachtingen bezoekers

Zorg dat vooraf in alle communicatie duidelijk is wat de activiteiten en mogelijkheden zijn tijdens de open dag. Zo waarschuwden we vooraf al dat de wandeling naar en over het bouwterrein een flinke was. Maar ook dat het uitzicht het meer dan waard zou zijn. Het is fijn als bezoekers weten wat ze kunnen verwachten.

Geraldine organiseerde de open dag vanuit haar detachering bij het project Nieuwe Sluis Terneuzen. Hier is zij al jarenlang onderdeel van het communicatie-duo dat als onderdeel van het omgevingsteam de communicatie richting de stakeholders en omgeving verzorgt.