Geraldine: “Een van de momenten om omwonenden en geïnteresseerden persoonlijk bij te praten is tijdens de periodieke inloopavond. Eind maart 2020 stond een avond gepland, maar deze moesten we helaas annuleren vanwege corona. Gemiddeld komen er op zo’n avond ruim honderd bezoekers over de vloer. Dat is in deze tijd niet verantwoord. Omdat we voor de zomer toch met iedereen de laatste stand van zaken wilden delen, kozen we voor een online variant op dinsdag 16 juni 2020.”

Herkenning

“De inloopavonden hebben altijd een vaste opbouw en die wilden we ook online vasthouden. Dus dat was het uitgangspunt voor de organisatie. We begonnen met een warm digitaal ontvangst bij ons informatiecentrum het Portaal van Vlaanderen. Vervolgens vertelden de omgevingsmanager(s) over het verrichte werk en de werkzaamheden die op de korte termijn volgen met alle bijzonderheden. Hofman Productions verzorgde de livestream van de presentatie. Samen zorgden we voor voldoende afwisseling in alle beelden, waardoor de kijker geboeid bleef. We ontvingen tijdens en na de inloopavond veel positieve reacties.”

Toegankelijkheid en interactie

Voor de betrokkenheid van de kijker en de mate van interactie zijn natuurlijk diverse opties te bedenken. “Voor onze reguliere inloopavond hoeven bezoekers zich niet aan te melden, ook voor deze avond wilden we de drempel laag houden. Daarom maakten we geen gebruik van een apart systeem waarvoor mensen iets extra’s moesten installeren. Onze livestream was voor iedereen toegankelijk via onze website, YouTube-kanaal en Facebookpagina. Alle kijkers konden hun vragen mailen naar het vaste e-mailadres van het project. Dit is een bekende plaats waar iedereen met zijn vragen terecht kan. Samen met mijn collega-communicatieadviseur Debby hield ik de binnengekomen vragen live bij en we zorgden dat ze aan het einde van de presentatie gesteld werden aan de presentators.”

Groot bereik

“Live hadden we net als bij de reguliere inloopavond ruim honderd mensen die meekeken. Maar het voordeel van livestreams is dat ze natuurlijk ook op een later moment bekeken kunnen worden. Ruim 1200 mensen hebben de inloopavond achteraf nog bekeken en die cijfers blijven oplopen. Een mooi bereik!”

Benieuwd naar de inloopavond? Bekijk hem hier.

Lievens denkt graag mee over de inhoud en de invulling van uw digitale bijeenkomst. We kunnen uw bijeenkomst organiseren, het hele communicatietraject rondom de bijeenkomst managen en alle bijpassende middelen realiseren. Neem gerust eens vrijblijvend contact op!