Vraag
De Zeeuwse verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorgorganisaties (kortweg: VVT) trekken samen op in de strijd tegen het coronavirus. SVRZ pakt namens alle Zeeuwse zorgorganisaties de persvragen op. Aan het begin van de coronacrisis kwamen er zóveel vragen binnen dat de adviseurs niet meer aan hun ‘gewone’ werk toekwamen. Lievens werd gevraagd om de woordvoering op te pakken.
Onze aanpak
Bij het beantwoorden van persvragen over zo’n gevoelig onderwerp namens 13 verschillende partijen komt heel wat afstemming kijken. Daarom was het uitgangspunt van de mediastrategie om zo min mogelijk verrast te worden. Hiervoor hebben we drie dingen gedaan.
Matthanja: “In de eerste periode maakte ik dagelijks media-analyses waarin ik mogelijke persvragen voorspelde. Deze analyses deelden we met alle partijen en op de lastigste vragen formuleerden we alvast een antwoord. Kwamen er toch andere vragen binnen, dan stelde ik een concept-antwoord of een Q&A op en stemde deze af met de adviseurs van de andere partijen. En als het nodig was, bijvoorbeeld voor radio of tv, ondersteunde ik de bestuurders bij de woordvoering. Als derde maakte ik wekelijks een dashboard van het aantal zieke, herstelde en overleden cliënten. Dit dashboard stuurde ik, voorzien van een kernboodschap, naar de media. Hierdoor voorkwamen we negatieve media-aandacht en tussentijdse vragen naar actuele cijfers.”
Tijdens de zomer was de situatie in de verpleeg- en verzorgingshuizen en in de thuiszorg gelukkig goed onder controle. De media-aandacht werd een stuk minder en het maken van een dashboard was niet meer nodig, want er waren nauwelijks nog besmettingen. Matthanja: “We hielden nog wel een vinger aan de pols: de cijfers bleven we bijhouden en ik maakte iedere week een media-analyse. Zo waren we voorbereid mocht corona weer de kop op steken in de verpleeghuizen of bij persvragen. En dat bleek, helaas, nodig. Inmiddels ben ik weer druk met het maken van dashboards, mediascans en Q&A’s.
Het resultaat
Door proactief en transparant te communiceren, ook als het nieuws niet positief of leuk is, ontstaat er een vertrouwensband met de media en ontvangers. Matthanja: “De media is blij met onze input én we kunnen onze eigen boodschap kwijt. De communicatieadviseurs weten elkaar nu goed te vinden en er zijn duidelijke afspraken gemaakt. Daardoor zijn we goed voorbereid op elke situatie.”
Het geeft een rustig gevoel, te weten dat er iemand de media analyseert. Als we zelf een onderwerp hebben, gaat Matthanja op zoek naar wat er over in de media staat. In drukke tijden is het echt heel fijn om een goede back-up te hebben.