Ruim een jaar geleden moesten we snel schakelen van vrijwel alleen maar fysieke bijeenkomsten naar alles online. In een jaar tijd hebben we volop ervaring opgedaan en ondervonden dat digitaal ook alles mogelijk is. We organiseerden veel online informatieavonden voor onze klanten. Maar ook regelden we online samenkomsten waarbij interactie met de aanwezigen een vereiste was. Denk hierbij aan participatiebijeenkomsten, werkconferenties, klankbordsessies, brainstorms en dorpsgesprekken over bijvoorbeeld nieuwe infrastructuur, bestemmingsplanprocedures of de voortgang van een project.
Fysiek versus online
We hebben jarenlange ervaring in het organiseren van fysieke bijeenkomsten. En na het afgelopen jaar, regelen we ook online bijeenkomsten in een handomdraai. Maar er zit echt een groot verschil in. Zo zorgen we bij een online bijeenkomst voor een nog strakkere voorbereiding en een nog uitgebreider draaiboek. Online heb je weinig correctieruimte en komt het snel rommelig over als overgangen niet soepel verlopen. Terwijl het op een podium voor de bezoeker soms juist even een rustmoment geeft om te zien dat de sprekers van plek wisselen.
Online bijeenkomsten vereisen een strak draaiboek en een goede voorbereiding
Strakke voorbereiding
Ook bereiden we sprekers anders en beter voor op een digitale sessie. Vooraf oefenen is belangrijk. Sprekers hebben minder houvast aan de sheets en moeten goed in de camera blijven kijken om de mensen aan de andere kant van het scherm te bereiken. Tijdens een bijeenkomst in een zaal kan het publiek hun aandacht twintig minuten vasthouden. Online zijn mensen veel sneller afgeleid. Dus zorgen we voor een goede opbouw van het programma met korte, afwisselende onderdelen en geregeld pauzes om de energie erin te houden.
Online interactie
Voor interactie met deelnemers bieden online sessies meer dan genoeg mogelijkheden. Bij onze bijeenkomsten zorgen we ervoor dat onze doelgroep kan chatten met projectmedewerkers. We zetten polls in om de mening te vragen van het publiek. Gaan met groepen in break-outsessies uit elkaar om door te praten of zelfs samenwerken op whiteboards. Dit levert soms meer op dan bij een offline bijeenkomst, omdat mensen het prettiger vinden om via de computer persoonlijk een vraag te stellen in plaats van voor een volle zaal door een microfoon.
Groter bereik
We hebben gemerkt dat informatieve online bijeenkomsten kunnen rekenen op een groter en breder bereik dan fysieke bijeenkomsten. Een groot deel van onze sessies was openbaar en dus zonder inschrijving te volgen, en ze waren op een later moment terug te kijken. We zagen dat dat meer kijkers opleverde dan ooit naar een zaal zouden komen. Ook iemand die verder weg woont of staat van een project, kijkt digitaal makkelijker even mee. Een mooie bijvangst!
Bereik je doel
Met alle voordelen en mogelijkheden van online bijeenkomsten, moeten we digitaal dus zeker niet loslaten. Bedenk vooral vooraf wat het doel is van je bijeenkomst. Welke stakeholders zijn relevant en hoe kan ik die het beste bereiken? Hoeveel interactie is gewenst? Is een groter bereik van belang of is het juist fijner om in kleine groepen samen te komen? Na zo’n lange tijd van fysieke ‘afstand’ willen mensen elkaar graag weer ontmoeten. En wat ons betreft komen de fysieke bijeenkomsten ook weer helemaal terug. Want als een groter bereik niet noodzakelijk is, is het ook weer fijn om met de relevante personen om tafel te kunnen zitten. Gevoelige of lastige onderwerpen zijn makkelijker om fysiek met elkaar te bespreken.
Als een groter bereik niet noodzakelijk is, is het ook weer fijn om samen te komen!
In gesprek
Fysieke bijeenkomsten hebben ook voordelen. Vooral het koffiemoment voor een bijeenkomst en het drankje achteraf zijn momenten waarop je goed persoonlijk met je stakeholders in gesprek kunt gaan. In een fysiek gesprek kom je vaak sneller tot de kern, omdat je meteen kunt inhaken op wat de ander zegt en de lichaamshouding erbij ziet. Als een groep elkaar goed kent, is dat digitaal ook mogelijk. Maar met veel onbekenden bij elkaar willen veel mensen online vaak niet meteen ‘opvallen’ en blijven soms eerder op de vlakte.
Go hybride
We moeten voorlopig nog anderhalve meter afstand houden en kunnen dus nog geen volle zalen trekken. Dus kan het wat ons betreft voor veel projecten ook voordelen hebben om een hybride evenement te organiseren. Kies het beste van twee werelden! Ook daarbij zijn er gelukkig genoeg opties. Denk aan de presentatie uit de zaal ook online uitzenden met de chatoptie voor de digitale kijkers. Maar ook voor werksessies met inbreng zijn er mogelijkheden. Maak gebruik van een host voor de personen op locatie en een digitale host voor de online groep. En breng die geregeld samen met videoverbindingen. We zijn in ieder geval blij dat we weer zelf de keuze kunnen maken wat het beste is voor ons project in plaats van wat mogelijk is door de crisis. En we hebben kijken ernaar uit om onze klanten hierover te adviseren!
Heb je vragen over het organiseren van online, fysieke of hybride bijeenkomsten voor jouw doelgroep? Neem gerust contact met ons op.