“Mijn takenpakket is sinds de uitbraak van het virus eigenlijk niet zozeer veranderd. Bij de vaste medewerkers van het team des te meer! Ik pak de ‘gewone’ communicatiezaken zoveel mogelijk op, zodat de afdeling blijft draaien naast het werk wat op ons afkomt wegens het virus. Houdt de crisis langer aan? Dan word ik mogelijk ook ingezet als lid van het communicatiecrisisteam. Laten we hopen dat dat niet nodig is! Mijn collega’s zijn dus wél al maanden druk met coronacommunicatie (petje af!). Dit zijn vier dingen die ik, langs de zijlijn, van hen heb geleerd: voorbereiding is het halve werk, wees samen sterk, vergeet ook nu de details niet en, misschien nog wel het belangrijkste, zorg voor elkaar.”
Voorbereiding is het halve werk
“In een crisis is het belangrijk om verschillende scenario’s uit te werken. Daaraan koppel je communicatieboodschappen en –acties. Zo ben je altijd tijdig en goed voorbereid. Adrz pakt het ook zo aan. Al voordat de eerste Nederlandse coronapatiënt bekend was, werd gewerkt aan communicatieplannen. Nu zijn we een van die scenario’s aan het uitwerken, want: het coronavirus heeft inmiddels ook grote impact in het Zeeuwse.”
Samen sterk
“Voor een sterk communicatieadvies heb je de hulp nodig van deskundigen. Een multidisciplinaire aanpak is daarom belangrijk. Dat weten ze bij Adrz! In het beleids- en operationeel team bespreken collega’s de situatie dagelijks met medisch specialisten, bedrijfskundig managers en andere kenners.”
Vergeet de details niet
“Time is of the essence, dus beslissingen moeten snel gemaakt worden en acties uitgezet. Máár, er is ook oog voor detail nodig. Iets wat de afdeling goed oppakt. Elke reactie op Facebook wordt gezien, de tone-of-voice van ieder middel wordt kritisch bekeken en detailinformatie als, welke beschermingsmiddelen er circuleren en welke afdeling waaraan werkt, is bekend. Zó maak je het verschil in je communicatie, ook in een crisis waarbij de meeste zaken snel moeten gebeuren.”
Zorg voor elkaar!
“Patiënteninformatie moet op orde zijn, bezoekersregels opgesteld, medewerkers geïnformeerd en media ingeseind. Dát is waar je – logischerwijs- mee begint: de basale communicatietaken. Maar al vanaf dag één was er bij Adrz ook ruimte voor het opzetten van intern en externe campagnes om de waardering van de organisatie te laten blijken aan al het (zorg)personeel. Het klinkt heel logisch, maar laat we eerlijk zijn, in een crisis zijn toffe campagnes níet het eerste waar je aan denkt en begint. Je gaat éérst het belangrijke doen. Bij Adrz maakten ze teams en verdeelden ze taken, zodat collega’s ook ruimte hebben om alle hartverwarmende boodschappen en initiatieven te regisseren en te delen met de organisatie. Zo ontstaat snel een ‘wij’-gevoel. Iets wat in deze tijd héél belangrijk is, want samen staan we sterk.”