Vraag
Een belangrijke mijlpaal van het project passeerde al in 2021, nog voordat Lievens betrokken was. Toen zetten verschillende Nederlandse en Belgische overheden hun handtekening onder de intentieverklaring. België en Nederland willen samen ruim 200 miljoen in dit project investeren, en ook de Europese Unie betaalt mee. Waar tot 2021 nog veel gelobbyd werd in Brussel en Den Haag, wordt straks in de vergunningsfase vooral veel gecommuniceerd met lokale stakeholders.
Bij de vergunningsfase horen daarom nieuwe communicatiemiddelen: meer gericht op omwonenden, bedrijven en andere belanghebbenden aan beide kanten van de grens. In maart 2024 vroeg North Sea Port aan Lievens om de communicatie te verzorgen, rekening houdend met de verschillen tussen Vlaanderen en Nederland.
Onze aanpak
Vanuit Lievens is Wilmer betrokken als communicatieadviseur. Wilmer neemt maandelijks deel aan de werkgroep communicatie en omgevingsmanagement. “Samen met de omgevingsmanagers en communicatieadviseurs van ProRail, Infrabel en North Sea Port zorgen we dat de communicatie richting inwoners aan beide kanten van de grens hetzelfde is. De grootste uitdaging vind ik het kiezen van woorden en termen die voor Vlamingen én Zeeuwen herkenbaar zijn. Ook het helder uitleggen hoe de juridische procedures en plannen in beide landen verschillen én overeenkomen, is best lastig.”
Wilmer coördineerde ook de vernieuwing van de website. Samen met vormgevingsbureau 10uur dacht hij na over het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten die passen bij de vergunningsfase. Zo kwam er een Q&A, een visuele projectplanning, participatieagenda en de mogelijkheid om onderzoeksrapporten en gespreksverslagen te downloaden. Ook schreef hij nieuwe webteksten waarbij hij rekening hield met de taalverschillen tussen het Vlaams en Nederlands. De teksten stemde hij vervolgens af met ProRail en Infrabel.
Het vervolg
Inmiddels is de nieuwe website klaar. Het is nu wachten op de handtekeningen van het Nederlandse Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en van de Belgische FOD Mobiliteit en Vervoer onder een officiële overeenkomst om aan de slag te gaan. Zo gauw er getekend is, kan de vergunningsfase en het bijbehorende participatietraject van start gaan. Wilmer: “Het project is enorm belangrijk voor de ontwikkeling van North Sea Port en heeft tegelijkertijd best wel impact op de omgeving. Daarnaast is zo’n vergunningsproces altijd ingewikkeld – en doordat het project grensoverschrijdend is, minstens dubbel zo complex. Heldere communicatie is dus cruciaal, en daar hebben we een goede basis voor gelegd.”
Door de ervaring van Lievens, hun kennis van de regio en de inzet van Wilmer, verloopt de samenwerking uiterst prettig en vlot.
