\ //
VPRA

Tips om je communicatievoornemens waar te maken!

De eerste maand van 2018 zit er bijna op. Hoe staat het met de goede voornemens binnen jouw organisatie? We geven je graag een aantal tips voor de invulling van de communicatie dit jaar. En heb je toch hulp nodig? Je weet ons te vinden!

 

  • Transparant(er) werken

Er zijn verschillende redenen om transparant(er) te werken. Een transparante organisatie geeft stakeholders meer inzicht in haar visie en strategie. Betrokkenen weten waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt bij een issue, omdat ze zijn meegenomen in het proces dat eraan voorafging. De transparantie zorgt hierbij voor een hoge mate van betrokkenheid. Klanten eisen steeds vaker deze openheid van zaken. Ze willen namelijk weten bij wat voor soort bedrijf ze diensten afnemen of een product kopen. Ook transparantie op de werkvloer kan meer betrokkenheid opleveren. Als medewerkers zich gehoord voelen en inzicht hebben in de rol van de organisatie en hun eigen inbreng daarbij, maakt dat ze gelukkiger, productiever en meer betrokken.

Geheel transparant zijn, is niet altijd makkelijk. Onder andere concurrentie speelt hierbij een rol. Je kunt niet altijd al je kaarten open gooien. Een beleidskeuze maak je op basis van meerdere afwegingen. Alleen als je het volledige beeld hebt van al die afwegingen begrijp je vaak de keuze. Als je dus niet alle overwegingen kunt of wilt delen, wordt het moeilijk om transparant te zijn en kan het juist nadelig werken. Bijvoorbeeld omdat wordt doorgevraagd naar datgene waar je geen openheid over kunt geven.

 

Tip! Begin klein. Bijvoorbeeld met een intern project. Geef openheid aan je team over de wens en het budget. Bekijk samen de mogelijkheden en leg die voor aan het bestuur ter vaststelling. Extern kun je beginnen met het delen van de kennis uit jouw organisatie. Geef openheid over vastgestelde beleidsafspraken. Bijvoorbeeld hoe jullie maatschappelijk verantwoord ondernemen of innoveren. Een nog simpelere manier van transparantie is mensen een kijkje geven achter de schermen. Plaats foto’s van collega’s die aan het werk zijn, of helemaal hip in 2018: faciliteer dat medewerkers kunnen vloggen over hun werk.

 

  • Betere relatie met de doelgroepen/stakeholders

Een goede relatie met je doelgroep is belangrijk voor het succes van je organisatie. Investeren in je omgeving is dus belangrijk. Het opbouwen van een duurzame relatie kost tijd. Ook is vertrouwen nodig van beide kanten. Meer inzicht in de drijfveren van je in- en externe stakeholders helpt bij het bepalen van de juiste strategie. Afhankelijk van de grootte van je doelgroep en je huidige relatie bepaal je wat de beste stap is om te beginnen met het opbouwen of uitbreiden van je relatie. Moet je vanaf nul beginnen of zijn er al stappen gezet? Is het mogelijk om je stakeholder te bellen en samen koffie te drinken? Of is het beter om een inspirerende sessie te organiseren om de doelgroep mee te laten denken over een oplossing, visie of plan van je organisatie. Met de juiste dagvoorzitter en interactieve werkvormen krijg je alle informatie op tafel. Het is wel cruciaal om aan verwachtingsmanagement te doen en dus duidelijk te zijn over het vervolg van de sessie en daadwerkelijk iets met de verkregen input te doen. Zo laat je zien dat je waarde hecht aan je stakeholders en hen serieus neemt. Langetermijndenken is belangrijk bij relaties! Belanghebbenden kun je namelijk bij een volgend plan of project altijd weer tegenkomen.

 

Tip! Begin met een brainstormsessie om alle issues en stakeholders te analyseren. Welke belanghebbenden zijn er? Wat is jullie huidige relatie? Welke issues spelen er? Wat zijn de (gemeenschappelijke) belangen? Weet je alles of is verder onderzoek nodig om de gegevens te verzamelen? Uiteindelijk resulteert het in een overzichtelijk schema, dat houvast geeft tijdens het opbouwen en verbeteren van je relaties. Vergeet niet het schema vervolgens bij te houden!

 

  • Beter online communiceren

Vrijwel iedereen is de hele dag online via de computer, tablet of smartphone. Even googlen naar een product, dienst of informatie of social media checken voor het laatste nieuws. Je online aanwezigheid is het visitekaartje van je organisatie. Voordat ze overgaan tot zaken, bekijken de meeste potentiële klanten eerst je website of social media accounts. Hierin investeren is dus van belang. Als de basis staat, is een goede invulling en het up-to-date houden noodzakelijk.

 

Tip! Maak een contentkalender. Regelmatig updaten en nieuws delen op je online kanalen is belangrijk voor interactie met je doelgroep, zodat mensen terug blijven komen en voor de vindbaarheid. Bedenk daarom voor langere termijn wat er te delen valt. Wat wil mijn doelgroep weten? Hoe kan ik mijn diensten het beste belichten? Wat zijn interessante aanhakers? Welke kennis kan ik delen? Oftewel: bedenk prikkelende content die uitnodigt tot interactie. Als je interactie krijgt op je kanalen, moet je natuurlijk ook reageren. Dus wees voorbereid en zorg voor goede webcare. Houd je succes in de gaten. Via Google Analytics en de verschillende statistieken die social mediakanalen bieden, kun je zien hoe berichten scoren. Hierop kun je inspelen. Verder is het voor je website belangrijk om goed vindbaar te zijn. Gebruik in je updates veel termen waarop je gevonden wilt worden. Dat is een eerste stap.

 

  • Issues op de agenda

Hoe krijg je een issue op de agenda van je directie of bestuurder? Of hoe zorg je ervoor dat de media jouw verhaal oppakken? Als je als bedrijf iets voor elkaar wilt krijgen, heb je soms hulp nodig; een extra zetje van de gemeente of publiciteit van de lokale media. Dit is geen actie die je even tussendoor doet, het is vaak een langetermijnproces. Maar je moet ergens beginnen!

 

Tip! De beste aanpak om op de agenda te komen: zoek naar gezamenlijke belangen en sluit daarop aan. Krijg deze belangen scherp door met stakeholders in gesprek te gaan. Samen kom je verder dan alleen. Pitch je plan bij meerdere betrokken relaties. Wees altijd eerlijk en duidelijk over wat je wilt. Vaak kunnen feiten en cijfers helpen om de noodzaak te onderbouwen. Ook de pers houdt van een interessant onderzoek. Alleen een persbericht sturen naar meerdere media heeft niet altijd zin. Die mailboxen stromen vaak vol met berichten. Zorg dat je weet welke journalist schrijft over jouw onderwerp en neem contact op. Geef de journalist geregeld exclusiviteit om de relatie op te bouwen.

 

  • Meer structuur in het communicatiebeleid

Ren je van middel naar middel? Zie je door de folders het doel niet meer? Tijd om orde op zaken te stellen. Terug naar het communicatiebeleid en de visie van de organisatie op communicatie. Welke doelen heb je en hoe wil je die realiseren? Zorg ervoor dat communicatie binnen jouw organisatie op de agenda staat.

 

Tip! Maak het inzichtelijk met een communicatieplan of gebruik het Strategisch Communicatie Frame van Betteke van Ruler. Maak in ieder geval duidelijk waar je naartoe werkt en check tussendoor of je de goede kant op gaat. Met het hogere doel in het vizier, kun je een passend deelplan maken voor dit jaar. Daarna kun je aan de slag met een passende communicatiemiddelenmix, zowel online als offline.

 

Heb je andere doelen die we in dit artikel niet belichten of wil je meer weten? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag om dit jaar uitstekend te communiceren!

 


0 Reacties

Plaats uw reactie