VPRA

Sociaal intranet introduceren? Zet de gebruiker centraal!

Een tijdlijn à la Facebook, online samenwerken, blogs, vlogs en polls om meningen te peilen… net zoals op sociale media, vind je deze nieuwe vormen van communicatie tegenwoordig ook allemaal terug op een sociaal intranet. Veel organisaties stappen over op deze ‘nieuwe’ vorm van interne communicatie en hiermee wordt het intranet een steeds belangrijker communicatiemiddel binnen een organisatie. Maar het is lang niet altijd meteen een succes. Wat is nu eigenlijk zo’n sociaal intranet en hoe zorg je ervoor dat medewerkers zo’n sociaal intranet ook gebruiken zoals het bedoeld is?

 

Iedereen kent wel het ‘traditionele’ intranet, een intern communicatiemiddel waarmee de organisatie medewerkers informeert en waar allerlei belangrijke documenten te vinden zijn. Denk aan nieuwsberichten vanuit de organisatie, werkinstructies, protocollen en formulieren. Allemaal veel zenden, zenden en zenden met voornamelijk informatie vanuit het management. Steeds vaker willen medewerkers met elkaar in contact komen en kennis delen in plaats van alleen berichten lezen. Daar kan een sociaal intranet een grote bijdrage aan leveren.

 

Goed ingericht intranet als basis

Het klinkt natuurlijk heel mooi, meer samenwerken, tijdlijnen vol interessante berichten en medewerkers die elkaar online vinden en daar werkgroepjes starten voor allerlei projecten. Maar het succes staat of valt met een goed werkend en gebruiksvriendelijk intranet. Hoe kun je daarvoor zorgen? En hoe introduceer je het intranet vervolgens succesvol in de organisatie? We geven drie tips.

  • Tip 1: Stel de gebruiker centraal

Bedenk heel goed wat medewerkers nodig hebben om hun dagelijkse werk goed en met plezier uit te voeren. Het klinkt ontzettend logisch, maar toch gaat het hier vaak fout. En wees bereid om medewerkers zelf de inhoud te laten bepalen. Een sociaal intranet zorgt immers voor meer feedback en communicatie tussen medewerkers in plaats van ‘over’ en ‘naar’ medewerkers. Natuurlijk verschijnen er dan allerlei berichten, zowel positief en negatief. Accepteer dat en zie het als een kans om te horen wat er op de werkvloer leeft. Laat ook ruimte voor niet-werk-gerelateerde onderwerpen, zoals het oprichten van een fietsclubje. Juist dit soort groepen maken het intranet echt sociaal en zorgen voor verbinding tussen medewerkers van verschillende afdelingen en/of locaties.

  •  Tip 2: Op zoek naar ambassadeurs

Zet ambassadeurs voor het sociaal intranet in binnen de organisatie. Zorg dat zij nauw betrokken zijn bij het ontwikkelen van het nieuwe portaal. Deze ambassadeurs kunnen heel goed meedenken over de best passende inrichting en de functionaliteiten van het intranet. En laat hen het intranet vooraf goed testen. Als de ambassadeurs enthousiast zijn, brengen ze dat enthousiasme over op andere medewerkers. Na de lancering plaatsen zij actief berichten en dienen als vraagbaak voor andere collega’s. Dit draagt bij aan het goed gebruiken van het intranet, op een manier zoals het ook bedoeld is.

  • Tip 3: Kies een pakkende naam

Kies een pakkende naam, dat werkt! Vooral als deze naam een duidelijke link heeft met de organisatie. Zo koos zorginstelling Thebe voor ‘JET’, een afkorting van: Jij En Thebe. Niet alleen klinkt het veel leuker om te zeggen ‘Je vindt het op Jet’ of ‘Vraag het aan Jet’, maar je geeft ook meteen een persoonlijkheid aan het intranet. Of wat dacht je van de gemeente Westland met ‘JOOST’? Daar kun je als organisatie leuk op inspelen met bijvoorbeeld ‘Joost mag het weten’. Kortom, het personaliseren van het intranet is zeker aan te raden!

 

Uiteraard zijn er nog veel meer tips en tricks. Heb je er zelf een die je met ons wilt delen? Laat dan een berichtje met jouw tip achter onder dit artikel.

 


1 Reacties

  • Susanne -

    Durf dingen uit te proberen en te testen. Laat mensen vooraf meedenken over een naam. Betrek mensen ook na de lancering en richt een feedback groep in. Luister, pas aan en communiceer verbeteringen. Zorg voor een pakkende lancering. Organiseer uitleg momenten. Neem het mee in introductieprogramma nieuwe medewerkers. Maak zichtbaar wat je doet op intranet. Bijv na een paar maanden: dit is het meest gelikte bericht, zoveel % collega’s gebruiken intranet etc.

Plaats uw reactie