VPRA

Met je evenement de boot in

Wendy Westerlaken

Wendy Westerlaken

Senior communicatieadviseur

"Is het een idee om de openingshandeling met de minister op een boot te houden?", opperde de omgevingsmanager Veiligheidsbuffer Oesterdam van Natuurmonumenten enthousiast. "Eh…" Ik aarzelde. De komst van een minister maakt een evenement al extra ‘spannend’, en een boot ook, zo had ik al eens ervaren. Mijn gedachten dwaalden af naar die dag zes jaar geleden. Voor een startcongres van een grensoverschrijdend project zouden we met meer dan honderd ambtenaren, bestuurders en ondernemers uit de grensregio over het Kanaal van Gent naar Terneuzen varen. De opkomst was gigantisch, waardoor de boot eigenlijk te vol zat. En de grens? Die zijn we nooit overgekomen... Vanwege de dichte mist draaiden de bruggen niet. Gelukkig draaide het inhoudelijke programma prima en wist de cabaretier zulke leuke grappen over de situatie te maken, dat iedereen met een lach op het gezicht naar huis ging. "Maar, er moet heel wat gebeuren voor ik weer een bijeenkomst organiseer op een boot!", zei ik bij terugkomst op kantoor tegen mijn collega’s.

 

De voordelen van een varend evenement waren voor de Veiligheidsbuffer echter duidelijk, en veel andere opties voor onze openingsbijeenkomst hadden we niet. Op 29 januari is het in een tent veel te koud. Bovendien wilden we graag in de buurt van de Veiligheidsbuffer samenkomen. In dat opzicht is een boot ideaal. Dus was het zaak een goed schip te vinden, waar je met een gerust hart de minister van Infrastructuur en Milieu op uitnodigt, en te zorgen voor een voorbereiding die staat als een huis.

 

De organisatie liep gesmeerd met het projectteam dat speciaal voor dit evenement was samengesteld. Er waren veel betrokkenen en het was echt een coproductie. Iedereen pakte soepel en automatisch zijn eigen taken op. De communicatieadviseur van Rijkswaterstaat zorgde voor afstemming van protocollaire zaken met het Haagse, terwijl de communicatiemedewerker van Natuurmonumenten samen met de boswachter de schakel was naar de, bij de opening betrokken, basisschool. De persvoorlichters van Natuurmonumenten hebben veel ervaring met landelijke media-aandacht, dus pakten zij dat deel op. Onze rol: adviseren over een mediageniek concept, de coördinatie van het evenement en het  aanspreekpunt zijn voor de rederij.

 

Deze geoliede samenwerking kwam goed van pas. Want bij de komst van een minister weet je nooit wat er tussendoor kan komen. Het is altijd mogelijk dat een minister weggeroepen wordt vanwege een Kamerdebat of iets anders dat op dat moment voorgaat. Ook bij ons werd het op het laatste moment spannend door een onvoorziene gebeurtenis: komt ze wel of komt ze niet? Gelukkig konden we volstaan met het inkorten van het programma, en kon de minister op tijd vertrekken.

 

Het resultaat: een topochtend op de boot! We ervoeren vooral de voordelen van een varend evenement. Niemand wilde de boot missen, dus iedereen was ruim op tijd aanwezig. Ook de minister! We konden zelfs eerder vertrekken. Het informele en knusse karakter van het schip zorgde voor een gemoedelijke en positieve sfeer, mede dankzij de crew van de MS Onrust. Basisschoolkinderen die een potje gingen kaarten tijdens het wachten; de minister die met veel genodigden praatte en zelfs handtekeningen uitdeelde aan de kinderen; de hoofdingenieur-directeur van Rijkswaterstaat die zijn jas omsloeg bij iemand die buiten in de kou stond; de radioverslaggever die zijn microfoonstandaard uitleende tijdens de speeches.

 

Die positieve sfeer zorgde er mede voor dat er ondertussen door bestuurders gesproken werd over de Roggenplaat. Deze plaat in de Oosterschelde moet ook aangepakt worden omdat hij afkalft. Hopelijk komt het ervan. En ik hoop dat ik dan weer mag meewerken aan de opening, want dit was een werkdag met een gouden randje!


0 Reacties

Plaats uw reactie