VPRA

De ‘r’ zit weer in de maand!

En dan hebben we het niet over het mosselseizoen of de weersomslag. Voor veel communicatieprofessionals betekent dit dat het jaarverslag weer gemaakt gaat worden.

 

De ‘r’ in de maand staat voor menig communicatieadviseur, personeelsmanager en financieel directeur synoniem voor een periode van lange werkdagen en strakke deadlines. Voor 1 juni moet er namelijk een jaarrekening en jaarverslag gepubliceerd zijn. Maar de laatste jaren is het maken van een jaarverslag steeds leuker geworden, of zoals Pieter Koenders van C&F Report zegt: ‘het jaarverslag is een feestje’.

 

Traditioneel jaarverslag
Bij het traditionele jaarverslag zat de uitdaging vooral in het op tijd krijgen van alle benodigde gegevens van de verschillende afdelingen. Dan zorgde je voor een mooie introductie van de raad van bestuur en toezicht, en je bedacht een thema voor de vormgeving. Voor de meeste communicatieprofessionals vooral een verplichting waarin ze hun zorgvuldig uitgewerkte communicatiestrategie nauwelijks kwijt konden. Al met al was je elk jaar weer blij als het juni was.

 

Jaarverslag nieuwe stijl
De uitdaging is niet kleiner geworden, maar wel leuker. Dit komt door de compleet veranderde communicatieve context van organisaties, de roep om transparantie en de eisen die de wet- en regelgeving nu aan financiële en duurzaamheidsverslaglegging stelt. Er wordt tegenwoordig veel meer van een organisatie verwacht in de verslaglegging. Dat maakt het jaarverslag meer dan ooit een uniek communicatiemoment. In de continue dialoog die organisaties tegenwoordig met hun stakeholders voeren, is er namelijk geen ander moment waarop je zo zelf de regie hebt over een communicatiemiddel.

 

Een goed verhaal
Je moet als organisatie niet alleen een goed verhaal hebben, je moet het ook goed vertellen. Want daar heb je baat bij.
Onderzoek toont aan dat communiceren over strategie goed is voor de aandelenhandel en de bedrijfsreputatie. En corporate storytelling, daar geloven wij in. In het jaarverslag nieuwe stijl moet je een compleet verhaal vertellen, waarin duurzaamheid volledig is geïntegreerd. Een verhaal dat gaat over je eigen strategie en hoe die zich verhoudt met trends in de maatschappij en in je sector. Over je prestatie en waardecreatie op het gebied van people, profit maar toch vooral planet. En over welke kansen en dilemma’s je daarbij bent tegengekomen, en hoe je daar mee omging.

 

GRI en Transparantiebenchmark
Het is niet eenvoudig om informatie voor een geïntegreerd jaarverslag te verzamelen. De internationale richtlijnen en de
Transparantiebenchmark van het ministerie van Economische Zaken helpen daarbij. Veel organisaties rapporteren tegenwoordig volgens de regels van Global Reporting Initiative (GRI). Deze standaard zet principes en indicatoren uiteen die bedrijven kunnen gebruiken bij het meten en rapporteren van hun economische, ecologische en sociale prestaties. Rapporteren volgens GRI vraagt veel openheid van bedrijven. Transparantie staat centraal, net als bij de Nederlandse Transparantiebenchmark. En dat sluit mooi aan bij de Logeion-trend Glazen Huis. Philips won vorig jaar De Kristal, de prijs voor het meest transparante MVO-jaarverslag van Nederland. Het Philips verslag is tevens een mooi voorbeeld van interactieve, digitale jaarverslagvormgeving.

 

Stakeholdersdialoog en infographics
Transparantie is niet het enige terrein waarop de verslaglegging steeds meer aansluit bij onze huidige ‘communicatie’ belevingswereld. Neem bijvoorbeeld de nieuwste GRI-richtlijn (G4). Die schrijft voor dat je samen met stakeholders bepaalt welke onderwerpen voor hen, en dus voor de organisatie, van belang zijn. Dat moet de basis zijn voor je verslaglegging. Dat betekent dat we stakeholdersdialogen gaan organiseren. Verder verandert ook de visualisatie van de financiële en andere bedrijfsgegevens. Geen eindeloze kolommen cijfers meer, maar infographics, fotoverslagen en filmpjes. Kijk bijvoorbeeld eens naar de infographics in het duurzaamheidsverslag van
VolkerWessels. Daarnaast maken veel organisaties nu vaak een verfilmd jaarverslag. Genoeg goede en slechte voorbeelden op YouTube, maar een van de vrolijkste is toch wel die van het Spaanse verzekeringsbedrijf Pelayo.

 

Blij met de ‘r’ in de maand
Wij ontkennen niet dat het maken van een jaarverslag nog steeds veel werk is. De tijdsdruk blijft, maar de uitdaging is anders. Als communicatieadviseurs helpen wij de organisatie communicatiever te worden. Het jaarverslag is daarvoor een uitgelezen kans. En met al die nieuwe richtlijnen, vormgeving en digitale mogelijkheden, is het een uitdaging die wij maar al te graag aangaan. Wij zijn blij dat de ‘r’ weer in de maand zit!

 


0 Reacties

Plaats uw reactie