VPRA

Dagvoorzitter van een internationale conferentie

Dagvoorzitten is ontzettend leuk en zeer intensief. Je moet de sprekers en het publiek tevreden houden, het tijdschema in de gaten houden en zorgen dat iedereen een zinvolle dag heeft. Cora was dagvoorzitter bij de Engelstalige conferentie die de gemeente Middelburg organiseerde in het kader van 800 jaar stadsrechten.

 

Het begin van wat een bijzondere dag zou worden. Diverse toonaangevende sprekers spraken vanuit hun eigen expertise over het spanningsveld tussen vrijheid van ondernemen en mensenrechten. “Gelukkig had ik, samen met andere Middelburgse ondernemers, al in de aanloop naar het congres mee mogen denken over organisatie en inhoud”, vertelt Cora. “Zodoende was ik inhoudelijk al enigszins ‘up to speed’, waardoor je zo’n dag toch wat makkelijker voorzit.”

 

De zaal snel betrekken
Aan het begin van een conferentie is het als dagvoorzitter altijd even spannend of je de zaal snel kunt betrekken. Mensen zijn er dan met hun hoofd nog niet helemaal bij, moeten nog even omschakelen, kijken om zich heen, zien bekenden of zijn nog met hun telefoon bezig. Cora: “Daarom gooide ik er maar direct een vraag in, waarop iedereen door hand opsteken kon antwoorden: 'do you know how many towns in Zeeland have City Rights? Less than 10? Between 10 and 20? More than 20?' Er was maar één iemand die het goede antwoord wist: in Zeeland hebben 23 plaatsen stadsrechten.”

 

Wat staat er op het programma
Cora: “Toen legde ik kort uit wat er die dag op het programma stond. Dat is belangrijk, zo weet iedereen wat hij of zij kan verwachten. Daarna introduceerde ik Arjan Beekman, de wethouder.” Hij heette iedereen welkom, opende officieel de conferentie en vertelde waarom juist Middelburg een conferentie over vrijheid van ondernemen hield. Hij gaf daarvoor twee redenen: omdat de stad dit jaar 800 jaar stadsrechten heeft en omdat Middelburg de stad van vrijheden is: sheltercity voor mensenrechtenactivisten en thuisbasis van de Roosevelt Foundation die jaarlijks de Four Freedoms Awards uitdeelt.

 

Wie is de expert
Als dagvoorzitter moest Cora ervoor zorgen dat de sprekers vanaf het begin van hun lezing de aandacht kregen. Een goede, enthousiaste introductie maakt nieuwsgierig. De eerste spreker was Jan Peter Balkenende. “Voor ons een bekende naam, maar dat gold niet voor de meeste buitenlandse aanwezigen”, zegt Cora. “Daarom legde ik uit dat hij premier van Nederland is geweest en door zijn werk als adviseur bij grote bedrijven en internationale organisaties en professor aan de Erasmus universiteit, een expert is in corporate responsibility en sustainable growth.” Meneer Balkenende was blij met deze uitgebreide introductie, want zoals hij zelf zei: "Vaak is het in Nederland als ik een lezing hou: ‘hier is Jan Peter Balkenende’ en willen ze daarna een selfie met me nemen.”

 

Uitlopen mag
Daarna sprak Jonathan Granoff, de president van het Global Security Institute en een groot voorvechter van een wereld zonder kernwapens. Een indrukwekkende spreker die zich niet zo maar door de dagvoorzittter aan het tijdschema liet houden. “Gelukkig hield hij zo’n fascinerend betoog dat ik op dat moment besloot dat het niet erg was iets uit te lopen. Maar toen hij ook bij het beantwoorden van de vragen uit de zaal ruimschoots de tijd nam, moest ik er toch tussen springen. Gelukkig hielden de andere sprekers zich beter aan hun tijd.”

 

Workshops en afsluiting
Na de lezingen ging de groep uit elkaar voor workshops. “Dan is het zaak om duidelijk uit te leggen welke workshop waar in het oude stadhuis plaatsvond en om iedereen weer op tijd terug in de burgerzaal te krijgen. Ik merkte dat iedereen intensieve sessies had gehad. Gelukkig kon ik Pierre Wind aankondigen die samen met een klas schoolkinderen de hapjes voor de borrel had voorbereid.” Zijn onstuimige binnenkomst onder het luid roepen van ‘kicken!’ bracht de energie weer terug in de zaal. Hij legde met de basisschoolleerlingen en de leerlingen van FoodLab uit welke zilte zaligheden hij ging serveren. En zo sloot de dagvoorzitter, moe en voldaan, onder het genot van een Middelburg 800 biertje, de dag af.

 


0 Reacties

Plaats uw reactie