Vroegtijdig en open communiceren over treinloze maand

Opdrachtgever: ProRail

Vraag: 31 dagen lang reden er geen treinen tussen Bergen op Zoom en Vlissingen. Prorail vernieuwde van 22 maart tot 22 april 2008 een groot deel van de 70 kilometer lange Zeeuwse lijn. NS zette bussen in. Overlast voor omwonenden en weggebruikers was niet te voorkomen. ProRail vroeg ons alle communicatie rond dit project op te pakken. Vanwege onze kennis van én netwerken in het Zeeuwse. Ook was de afstand voor ProRail vanuit Eindhoven te groot om 24 uur per dag klaar te kunnen staan.

Aanpak: We konden er niet onderuit, de buitendienststelling betekende hinder. Daarom de insteek: eerlijk en vroegtijdig communiceren. De noodzaak van het onderhoud uitleggen en de dialoog met de betrokkenen aangaan. Dit deden we door: bewonersbrieven, informatieavonden in alle gemeenten langs het spoor, een actuele website, overleg met alle betrokken bestuurders en nauw samenwerken met de aannemer. We werkten zij aan zij met de NS. Bovendien zorgden voor een goede relatie met de pers. Korte lijnen, bezoeken op locatie en uitgebreide informatie verstrekking leidde tot gewenste berichtgeving in de media.

Bijzonder: De '31 daagse-chocolaatjes'. Reizigers die door de buitendienststelling met de bus moesten, ontvingen een lekkere attentie met uitleg over het onderhoud en als dank voor hun begrip.

"De intensieve communicatie vóór en tijdens de 31-daagse zorgden er mede voor dat onze werkzaamheden zo soepel verliepen. We kregen zelfs complimenten over de duidelijke communicatie!"

Bouwmanager Stefan Sanders van ProRail