Herkent u dit? U gaat een vergadering voorzitten of een bijeenkomst leiden. Dan bereidt u zich goed voor. Ik wel tenminste. Zeker als ik voor een opdrachtgever een dergelijke klus uitvoer. Dat pak ik uiteraard gedegen aan. Allereerst bedenk ik aan de hand van het doel van de bijeenkomst een programma. Met bijpassende werkvormen, presentaties en interactieve delen. De sprekers geef ik instructies. En, belangrijk, ik zorg dat er koffie en thee is. Dan is het zover. Vol energie open ik de vergadering en ga ik aan de slag met het voorstelrondje. Maar... al na 10 minuten loopt de bijeenkomst anders dan verwacht. Bijsturen of laten gaan? Ik maakte het onlangs mee tijdens een bijeenkomst over communicatie, participatie en omgevingsmanagement. De deelnemers waren deskundigen op de drie gebieden, aangevuld met de projectleider en enkele inhoudelijke ambtenaren. Mensen met verstand van zaken. Tegelijk lekker eigenwijs. Met een eigen mening die ze graag delen en waarvoor ze de tijd nemen. Het schema liep direct in de war. Toch intervenieerde ik niet. Dat deed ik bewust.

Doel van de bijeenkomst was enerzijds om een strategische agenda op te stellen: wat gaan we wanneer doen en wie betrekken we daarbij. Hierover was al goed nagedacht. Als basis lagen er drie documenten: een communicatieplan, een participatieplan en een stakeholdersanalyse. Uit die drie stukken moest de kalender tot stand komen. Daarvoor was een inhoudelijke inleiding per discipline noodzakelijk. De eerste spreker had meer tijd nodig dan voorzien. Wat nu? Ik wijzigde de volgorde van het programma. De pauze begon veel later, maar in het tweede deel kon ik een verdieping weglaten. Zo kwamen we weer op schema.

Een ander belangrijk doel was overeenstemming bereiken over de werkwijze en organisatie. We moesten het met elkaar eens worden over de uitvoering van de agenda. Drie disciplines moeten samenwerken. Ik vond het dus heel gepast om iedereen de tijd te geven en in zijn waarde te laten. Laten gaan is niet erg, zolang je het doel maar goed in het oog houdt. Het resultaat mag er wezen. Er ligt nu een mooi werkplan. En de kalender, die vullen we in goed overleg steeds aan.

• twitter
• google
• facebook
• linkedin
• hyves